สำนักงานอัจฉริยะนำร่อง “จัดระบบเอกสารใหม่” เพิ่มประสิทธิภาพ ลดเวลาในการค้นหาเอกสารสำคัญ
สำนักงานพัฒนาเมืองอัจฉริยะ เขตนวัตกรรมต้นแบบ ได้นำร่องโครงการปรับปรุงระบบจัดเก็บเอกสารภายในองค์กร ภายใต้แนวคิด “เอกสารเป็นระเบียบ งานราบรื่นทันใจ” โดยการคัดเลือกอุปกรณ์จัดเก็บที่ตรงกับลักษณะงานของแต่ละแผนกอย่างเหมาะสม เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานและลดปัญหาการค้นหาเอกสารล่าช้า ซึ่งเป็นอุปสรรคสำคัญที่เคยเกิดขึ้นในอดีต
แผนกประชาสัมพันธ์เลือกใช้งาน กล่องเอกสาร3ชั้น สำหรับจัดเรียงเอกสารรายวัน แยกเป็นเอกสารที่ต้องแจกจ่าย เอกสารภายใน และเอกสารประชุมในแต่ละวัน เจ้าหน้าที่เผยว่า การมีสามชั้นแยกกันแบบชัดเจน ช่วยให้ไม่ต้องเสียเวลารื้อเอกสารซ้ำซาก และสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ภายในไม่กี่วินาที
ขณะเดียวกัน แผนกการเงินและงบประมาณ ซึ่งต้องจัดการกับใบสำคัญรายวัน รายเดือน รวมถึงรายงานภาษีและงบการเงินรายปี ได้หันมาใช้ กล่องใส่เอกสาร5ชั้น เพื่อจำแนกเอกสารแต่ละประเภทตามลำดับความสำคัญ การแยกชั้นอย่างเป็นระบบยังช่วยลดความเสี่ยงในการสลับเอกสารระหว่างงวดบัญชี ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้แม่นยำมากขึ้น
ส่วนแผนกกฎหมาย ซึ่งรับผิดชอบเอกสารสำคัญ เช่น สัญญาทางราชการ และหนังสือคำสั่งลับจากผู้บริหาร ได้เลือกใช้ กล่องเก็บเอกสาร5ชั้นฝาแยก ซึ่งมีฝาปิดในแต่ละชั้นแยกจากกันอย่างเป็นอิสระ ช่วยเพิ่มความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล และสามารถล็อกแต่ละชั้นได้ตามระดับความลับของเอกสาร ช่วยสร้างความมั่นใจว่าเอกสารสำคัญจะไม่รั่วไหลโดยไม่ได้รับอนุญาต
โครงการนี้ไม่เพียงช่วยยกระดับการจัดการภายในองค์กร แต่ยังเป็นต้นแบบให้หน่วยงานอื่น ๆ ที่ต้องการนำระบบ “จัดระเบียบเอกสารแบบมืออาชีพ” ไปประยุกต์ใช้ในอนาคต
